Betriebsveranstaltung: den 110-€-Freibetrag richtig nutzen

Der 110-€-Freibetrag im Überblick

Rechtsgrundlage ist § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG. Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Beschäftigten aus Anlass einer Betriebsveranstaltung bleiben bis zu einem Betrag von 110 € (inklusive Umsatzsteuer) je Arbeitnehmer und Veranstaltung steuerfrei. Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Eine dritte Feier im selben Jahr ist nicht mehr begünstigt und in voller Höhe zu behandeln.

Eine Betriebsveranstaltung ist eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit geselligem Charakter – etwa die Weihnachtsfeier, das Sommerfest oder ein Betriebsausflug. Entscheidend ist, dass die Teilnahme grundsätzlich allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Freibetrag – nicht Freigrenze

Anders als beim monatlichen 50-€-Sachbezug handelt es sich hier um einen Freibetrag. Der Unterschied ist entscheidend: Übersteigen die Aufwendungen je Person die 110 €, bleibt der Betrag bis 110 € steuerfrei – nur der übersteigende Teil ist steuerpflichtig. Kostet die Feier je Teilnehmer beispielsweise 150 €, sind lediglich 40 € lohnsteuerlich relevant, nicht die vollen 150 €.

Was zählt in die 110 € hinein?

In die Berechnung fließen alle Aufwendungen des Arbeitgebers für die Veranstaltung ein – einschließlich Umsatzsteuer. Dazu gehören insbesondere:

• Speisen, Getränke und Snacks
• Location, Raummiete und Dekoration
• Rahmenprogramm, Musik, Künstler und Eventtechnik
• Fahrt- und Übernachtungskosten im Zusammenhang mit der Veranstaltung
• Geschenke und Sachzuwendungen im Rahmen der Veranstaltung

Die Gesamtkosten werden durch die Zahl der anwesenden Teilnehmer geteilt. Kosten für Begleitpersonen – etwa Partner oder Familie – werden dabei anteilig dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Das kann den Pro-Kopf-Betrag spürbar erhöhen und sollte bei der Budgetplanung von Anfang an mitgedacht werden.

Übersteigenden Betrag pauschal versteuern

Wird der Freibetrag überschritten, muss der übersteigende Teil nicht individuell über die Lohnabrechnung jedes Einzelnen laufen. Der Arbeitgeber kann ihn nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal mit 25 % Lohnsteuer (zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer) versteuern. Das vereinfacht die Abwicklung erheblich und ist von der individuell zu tragenden Besteuerung der Mitarbeitenden zu unterscheiden.

Nachweis: die Teilnehmerliste

Für die steuerliche Anerkennung ist die Dokumentation entscheidend. Führen Sie eine Teilnehmerliste mit den tatsächlich anwesenden Personen und halten Sie die Gesamtkosten belegbar fest. Nur so lässt sich der Pro-Kopf-Betrag bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung nachvollziehbar herleiten – gerade weil die Kosten auf die anwesenden Teilnehmer und nicht auf die eingeladenen verteilt werden.

So planen Sie die Veranstaltung steuerlich sauber

1. 1

   Charakter prüfen

   Stellen Sie sicher, dass es sich um eine echte Betriebsveranstaltung handelt und die Teilnahme grundsätzlich allen Beschäftigten des Betriebs oder Betriebsteils offensteht.
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   Budget je Kopf kalkulieren

   Rechnen Sie alle Aufwendungen inklusive USt zusammen und teilen Sie durch die erwartete Teilnehmerzahl – Begleitpersonen anteilig eingerechnet. Zielwert für die Steuerfreiheit: 110 € je Arbeitnehmer.
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   Zwei Veranstaltungen im Blick behalten

   Der Freibetrag gilt für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr. Planen Sie über das Jahr hinweg, welche zwei Anlässe Sie begünstigt behandeln möchten.
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   Übersteigenden Teil pauschalieren

   Liegt der Pro-Kopf-Betrag über 110 €, versteuern Sie den übersteigenden Teil pauschal mit 25 % nach § 40 Abs. 2 EStG statt individuell.
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   Teilnehmer und Kosten dokumentieren

   Halten Sie Teilnehmerliste und Belege fest, damit der Pro-Kopf-Betrag prüfungsfest nachvollziehbar bleibt.

Wie Prämienwerk das umsetzt

Betriebsveranstaltungen sind ein eigener steuerlicher Rahmen – daneben bleibt Raum für laufende Anerkennung. Prämienwerk betreibt Ihre Mitarbeiter-Prämien als Managed Service und ergänzt Events durch ganzjährige Wertschätzung: 60-€-Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen, den laufenden Sachbezug und einen kuratierten Katalog mit Sachzuwendungen statt Bargeld. Für weitere Ideen jenseits der reinen Feier lohnt der Blick auf unseren Beitrag zur Mitarbeitermotivation.