Mitarbeitergeschenke: steuerfrei schenken zu jedem Anlass

Der entscheidende Unterschied: persönlicher Anlass oder nicht?

Das Lohnsteuerrecht behandelt Mitarbeitergeschenke nicht einheitlich, sondern nach dem Anlass der Zuwendung. Die zentrale Weiche: Handelt es sich um ein besonderes persönliches Ereignis des Mitarbeiters – oder um einen allgemeinen Anlass, der alle betrifft? Von dieser Einordnung hängt ab, welche Grenze gilt und welche Voraussetzungen einzuhalten sind.

Persönliche Anlässe: die 60-€-Aufmerksamkeit

Für Geschenke aus Anlass eines persönlichen Ereignisses – etwa Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes oder Dienstjubiläum – erlaubt R 19.6 LStR sogenannte Aufmerksamkeiten: Sachzuwendungen bis 60 € inklusive Umsatzsteuer je Anlass bleiben steuer- und sozialabgabenfrei. Drei Punkte sind dabei entscheidend:

• Nur Sachzuwendungen: Blumen, ein Präsentkorb, eine Sachprämie oder ein qualifizierter Warengutschein sind begünstigt – Geld nie.
• Freigrenze, kein Freibetrag: Kostet das Geschenk mehr als 60 €, ist der komplette Wert steuerpflichtig, nicht nur der übersteigende Teil.
• Je Anlass: Fallen mehrere persönliche Ereignisse in ein Jahr, steht die Grenze für jedes Ereignis erneut zur Verfügung – vorausgesetzt, der Anlass ist dokumentiert.

Die Details zu begünstigten Anlässen und zur Abgrenzung erklärt unser Leitfaden zur 60-€-Aufmerksamkeit.

Weihnachten und Ostern sind keine persönlichen Anlässe

Ein häufiger und teurer Irrtum: Das Weihnachtsgeschenk als 60-€-Aufmerksamkeit zu verbuchen. Weihnachten, Ostern oder Neujahr sind allgemeine Feste – sie betreffen die gesamte Belegschaft und knüpfen an kein persönliches Ereignis des einzelnen Mitarbeiters an. Für Geschenke zu solchen Gelegenheiten stehen zwei andere Wege offen:

Weg 1: der 50-€-Sachbezug

Der 50-€-Sachbezug ist eine monatliche Freigrenze für Sachzuwendungen. Wird sie im Dezember noch nicht anderweitig genutzt, kann das Weihnachtsgeschenk bis 50 € darüber laufen. Zu beachten sind die bekannten Voraussetzungen: Gutscheine und Guthabenkarten müssen die ZAG-Kriterien erfüllen, und die Zuwendung muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgen (Zusätzlichkeitserfordernis). Läuft in dem Monat bereits ein ausgeschöpfter Sachbezug – etwa eine regelmäßige monatliche Zuwendung –, ist der Spielraum verbraucht.

Weg 2: Pauschalversteuerung nach §37b EStG

Soll das Geschenk hochwertiger ausfallen oder ist die Monats-Freigrenze belegt, greift die Pauschalversteuerung: Der Arbeitgeber versteuert die Sachzuwendung pauschal mit 30 % – der Mitarbeiter erhält das Geschenk, ohne es selbst in seiner Steuererklärung anzugeben. Was speziell zum Jahresende gilt, behandelt der Beitrag zu steuerfreien Weihnachtsgeschenken.

Bargeld ist nie begünstigt

Unabhängig von Anlass und Höhe gilt: Geldgeschenke sind immer steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Ein 50-€-Schein im Umschlag, eine Überweisung „als Dankeschön“ oder eine offene Geldkarte ohne Einschränkung lösen volle Lohnsteuer und Sozialabgaben aus – selbst zum Geburtstag. Wer steuerfrei schenken will, schenkt Sachwerte.

Übersicht: Anlass, Instrument, Grenze

Mit dieser Matrix lässt sich fast jedes Mitarbeitergeschenk sauber zuordnen. Wichtig ist die Dokumentation: Anlass, Empfänger, Wert und Datum sollten je Zuwendung nachvollziehbar festgehalten werden – das ist im Lohnsteuer-Außenprüfungsfall der Unterschied zwischen einer kurzen Rückfrage und einer Nachversteuerung.

Geschenke mit System statt Einzelaktionen

Solange Geschenke für Mitarbeiter ad hoc organisiert werden – die Assistenz kauft ein, die Buchhaltung sucht den Beleg, niemand prüft die Monats-Freigrenze –, sind Fehler programmiert. Unternehmen, die regelmäßig schenken, profitieren von einem festen Prozess: definierte Anlässe, hinterlegte Wertgrenzen, automatische Prüfung, ob im jeweiligen Monat noch Sachbezugs-Spielraum besteht, und ein Katalog, aus dem Mitarbeitende selbst wählen können. Das erhöht nebenbei die Wirkung: Ein selbst gewähltes Geschenk trifft den Geschmack zuverlässiger als der zwanzigste Präsentkorb.

Wie Prämienwerk das umsetzt

Prämienwerk macht aus Mitarbeitergeschenken einen verlässlichen Prozess: Anlässe wie Geburtstage oder Jubiläen werden im System hinterlegt, das passende steuerliche Instrument ist pro Programm fest konfiguriert, Wertgrenzen werden technisch geprüft statt manuell überwacht. Mitarbeitende wählen ihr Geschenk selbst im gebrandeten Shop, wir übernehmen Fulfillment, Support und die Export-Daten für Ihre Lohnabrechnung. Einen Überblick über den kompletten Service gibt unsere Seite zum Prämienservice von Prämienwerk.