Tankgutschein für Mitarbeiter: steuerfrei bis 50 € im Monat

Der Tankgutschein als Sachbezug

Ein Tankgutschein ist steuerlich ein Sachbezug: Der Arbeitgeber gewährt keinen Geldbetrag, sondern das Recht, Kraftstoff im Wert einer festgelegten Summe zu beziehen. Damit fällt er unter die 50-€-Sachbezugsfreigrenze nach § 8 Abs. 2 EStG. Bis zu 50 € pro Kalendermonat und Person bleiben so frei von Lohnsteuer und Sozialabgaben – vorausgesetzt, die Ausgestaltung stimmt.

ZAG-Konformität: was den Tankgutschein begünstigt

Damit der Gutschein als Sachbezug und nicht als Barlohn gilt, muss er die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllen. In der Praxis gelingt das über zwei der drei ZAG-Fallgruppen: entweder als Karte mit begrenztem Akzeptanznetz – etwa gebunden an eine bestimmte Tankstellenkette oder ein regional abgegrenztes Netz – oder als Karte mit begrenzter Produktpalette, die ausschließlich zum Bezug von Kraftstoff und typischem Tankstellensortiment berechtigt. Details zu den ZAG-Kategorien lesen Sie im Leitfaden zu steuerfreien Gutscheinen.

Zusätzlich zum Arbeitslohn – keine Umwandlung

Wie bei jedem begünstigten Sachbezug gilt das Zusätzlichkeitserfordernis (§ 8 Abs. 4 EStG): Der Tankgutschein muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine Umwandlung von vereinbartem Gehalt in Tankgutscheine ist nicht zulässig und würde die Steuerfreiheit vollständig aushebeln.

Keine Barerstattung, kein Bargeldbezug

Nicht begünstigt ist die reine Erstattung von Tankkosten gegen vorgelegten Kassenbon – das gilt als Geldleistung. Ebenso schädlich ist eine Karte, die eine Barauszahlung des Restguthabens erlaubt. Der Vorteil muss als echter Sachbezug fließen, nicht als verkappte Bargeldzahlung.

Monatlich – und nicht ansammelbar

Die 50-€-Grenze gilt pro Kalendermonat und ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Ein nicht ausgegebener Monat verfällt; Sie können nicht drei Monate ansparen und dann einen Tankgutschein über 150 € ausgeben. Wer regelmäßig unterstützen möchte, plant den Tankgutschein als festen monatlichen Baustein.

Nachweis und Zuflusszeitpunkt

Für die Lohnabrechnung zählt, in welchem Monat der Gutschein zufließt und mit welchem Wert. Halten Sie Ausgabedatum, Betrag und Empfänger im Lohnkonto fest. Wird der Gutschein monatlich in gleicher Höhe ausgegeben, ist der Nachweis unkompliziert; bei schwankenden Beträgen ist eine saubere Dokumentation umso wichtiger, damit die 50-€-Grenze pro Monat belastbar bleibt.

Praxis: für wen sich der Tankgutschein eignet

• Belegschaften mit hohem Pendleranteil, für die Mobilitätskosten spürbar sind
• Betriebe, die eine planbare, gleichbleibende monatliche Zuwendung wünschen
• Teams im Außendienst, ergänzend zu Vertriebs-Incentives
• Arbeitgeber, die eine einfache, gut nachweisbare Sachbezugsform suchen

Wie Prämienwerk das umsetzt

Statt lose Papiergutscheine zu verteilen, steuern Sie den Tankgutschein bei Prämienwerk über Ihr gebrandetes Programm – Teil unserer Lösung für Sachbezug verwalten. Das System kennt die monatliche 50-€-Logik, verhindert Überschreitungen und dokumentiert jeden Zufluss revisionssicher. Für die Lohnabrechnung entstehen Payroll-Exporte mit Wert und Zuflusszeitpunkt je Person – ganz ohne manuelle Nachweislisten.

• monatliche Freigrenze technisch überwacht
• nur ZAG-konforme Optionen im Katalog
• append-only Punkte-Ledger als lückenloser Nachweis
• Payroll-Export je Person und Monat